Digitální archiv šetří čas, prostor i nervy
Většina dokumentů vzniká elektronicky. Ale jen v málo firmách bychom nenašli množství šanonů s vytištěnými dokumenty, které zabírají cenné místo. Nemluvě o tom, že pokud starší dokument skutečně potřebujete, musíte ho obvykle namáhavě hledat. Přitom není důvod, proč celou agendu nezpracovávat digitálně, aniž porušíte legislativní požadavky.
V létě bývá pracovní zatížení díky dovoleným trochu menší,
proto představuje toto období ideální čas věnovat se věcem, které jsou sice
potřebné, ale mohli jsme je odložit. k těm často patří třídění dokumentů,
ukládání aktuálně nepotřebných složek do krabic, protože při podnikání se
nevyhne „papírování“ velká firma stejně jako živnostník. Smlouvy, prezentace,
rozvahy, hlášení, přiznání. Řadu dokumentů musíte ze zákona archivovat až 45
let, některé si naopak ponecháváte pro vlastní potřebu. Každopádně se o ně
musíte zároveň i starat, aby si zachovaly svoje vlastnosti. Text může postupem
času vyblednout, papír působením různých teplot a vlhkosti ztrácí konzistenci.
Navíc z praktického hlediska potřebujete mít dokumenty označeny nejen datem vzniku,
ale také dobou skartace. Všechny tyto starosti vám mohou odpadnout, pokud
dokument budete „skladovat“ v digitálním archivu. Čím dříve s digitalizací
začnete, tím dříve se zbavíte záplavy papíru, a jak budou dobíhat skartační
lhůty papírových dokumentů, uvolní se vám místo ve firmě nebo si nebudete muset
pro archiv pronajímat drahé prostory.
I když digitální archiv přináší řadu pozitiv, pouze 49 %
firem v ČR alespoň částečně digitální dokumenty uchovává, ne vždy ale vhodným
způsobem. „V dnešní době je zbytečné archivovat dokumenty v tištěné formě,
zvlášť když v podstatě všechny vznikají elektronicky. A ty starší je možné do
elektronické podoby pohodlně převést,“ říká Martin Vondrouš, business
development manager společnosti Software602, která se specializuje na
digitalizaci procesů ve firmách i státní správě a stojí například za více než
13 miliony digitálně podepsaných dokumentů v roce 2023. „Dokumenty v
elektronickém archivu lze snadno vyhledávat a u těch, které archivovat musíme
ze zákona, nám odpadá problém s hlídáním povinné lhůty. Tu si u každého
dokumentu profesionální archiv hlídá automaticky,“ dodává Vondrouš.
Povinnost archivovat máte ze zákona
Povinnosti vyplývající ze zákonů jsou nejčastějším důvodem
pro uchovávání dokumentů. Proto se nutnosti archivovat často nevyhnou ani
živnostníci, například plátci DPH nebo zaměstnavatelé. Koho se tedy povinnost
archivovat týká?
Účetní jednotky a plátci DPH archivují účetní záznamy a
doklady pro stanovení DPH po dobu pěti let, pokud jde o účetní doklady, účetní
knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní záznamy pro
doložení formy vedení účetnictví, deset let účetní závěrku, výroční zprávu a
daňové doklady.
Zaměstnavatelé musejí archivovat tři roky stejnopisy
evidenčních listů, šest let seznam společníků a členů statutárního orgánu a
dozorčí rady u obchodní společnosti, deset let mzdové listy nebo účetní záznamy
potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního
důchodu, 45 let mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového
pojištění.
Podnikatelé vedoucí daňovou evidenci archivují pět let
účetní doklady jako faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy, výplatnice
apod.
Na obchodní společnosti, družstva, notáře a některá
politická uskupení se dále vztahuje povinnost trvale ukládat vybrané dokumenty
z přílohy č. 1 zákona o archivnictví (např. zakladatelské dokumenty, výroční
zprávy, účetní závěrky) a nabídnout je státnímu archivu k takzvanému výběru
poté, co uplyne jejich skartační lhůta, nebo nejpozději v případě ukončení své
činnosti. Pokud státní archiv shledá dokumenty důležitými i pro budoucí
generace, převezme je do svého archivu jako tzv. archiválii.
Výhoda digitálního archivu
Digitální archiv na rozdíl od ukládání do šanonů a krabic
nabízí vyšší přehlednost a dohledatelnost dokumentů. Samozřejmě to zvyšuje
efektivitu práce už jenom tím, že s jedním dokumentem může pracovat víc osob
najednou. Nemusíte tak po firmě hledat toho, kdo si z archivu vypůjčil potřebný
šanon a zapomenul ho vrátit. V elektronickém archivu od Software602 je navíc
možné vyhledávat fulltextově podle klíčových slov, podle doby vzniku, data
podpisu nebo podle podpisovatele a řady dalších metadat. Digitální archiv
nabízí také takzvanou aktivní péči, kdy se na rozdíl od běžného úložiště
například pohlídá platnost podpisů na uzavřených smlouvách, hlídá skartační
lhůty a automaticky udržuje podpisy na každém dokumentu v platnosti. Postará se
tedy o to, aby dokumenty splňovaly všechny legislativní nároky i pravidla
skartace včetně případné implementace nových zákonných úprav.
Jak správně papír digitalizovat?
Základem dobré funkcionality digitálního archivu je správný
elektronický dokument, ať již nativní nebo papírový, konvertovaný do
elektronické podoby. A právě ve vytvoření validního elektronického dokumentu,
který lze uložit do dlouhodobého archivu, řada uživatelů chybuje. Pro archivaci
dokumentů v elektronické podobě je nutné zachovat věrohodnost původu,
neporušitelnost obsahu a čitelnost. Dokument tedy musí být opatřen
elektronickou pečetí a el. časovým razítkem, které říká, že prvotní dokument
nebyl upraven. Tím péče o dokument ovšem nekončí, technická platnost časového
razítka je pět let a po uplynutí této doby musí být dokument „přerazítkován“
novým. O správné zpracování a opatření dokumentů všemi náležitostmi pro právní
validitu se starají například nástroje Sofa a Formflow od Software602,
pracující s tzv. aktivní péčí. Na rozdíl od klasických úložišť, jako je Google
Disk, pečují nejen o správnost uložených dat, ale také o jejich dlouhodobou
správu a ochranu.
Zveřejněno: 04. 07. 2024